Po zakończeniu mobilności krótkoterminowej Erasmus+ uczestnik rozlicza wyjazd w dwóch miejscach:

• w Dziale Współpracy Międzynarodowej (DWM) - w zakresie dokumentacji mobilności i stypendium;
• na macierzystym wydziale lub w instytucie - w dziekanacie i u koordynatora wydziałowego.

Rozliczenie z DWM należy przeprowadzić w pierwszej kolejności, najpóźniej w ciągu 2 tygodni od daty powrotu wskazanej w umowie finansowej.

Komplet wymaganych dokumentów należy przesłać na adres: outgoing@put.poznan.pl.

Dokumenty i formalności wymagane przez DWM

1. Ankieta online (Indywidualny Raport Uczestnika z Wyjazdu) – Po zakończeniu mobilności uczestnik otrzyma automatyczną wiadomość z systemu EUSurvey z linkiem do ankiety. Ankietę należy wypełnić i wysłać online. Nie ma obowiązku drukowania ankiety. Po jej wysłaniu uczestnik powinien otrzymać potwierdzenie na swój adres e-mail.
2. Certificate of Attendance (potwierdzenie pobytu) – Należy dostarczyć dokument wystawiony przez instytucję goszczącą, potwierdzający dokładne daty przyjazdu i wyjazdu w formacie dd/mm/rrrr. Dokument powinien być sporządzony na papierze firmowym instytucji goszczącej. Jeżeli instytucja nie posiada własnego wzoru, można skorzystać z formularza Politechniki Poznańskiej - Certificate of Arrival and Departure i przekazać go do podpisu.
3. Transcript of Records (dokument potwierdzający realizację programu) – Opóźnienie w wydaniu Transcript of Records nie zwalnia z obowiązku rozliczenia pozostałych formalności w DWM w terminie 2 tygodni. Jeżeli termin wydania dokumentu wynika z zasad instytucji goszczącej, ToR można dostarczyć później. W takiej sytuacji należy również dopełnić formalności związanych z przedłużeniem sesji na macierzystym wydziale.
4. Learning Agreement i zmiany do dokumentu – Należy uzupełnić wszystkie brakujące dokumenty dotyczące programu mobilności, w tym Learning Agreement oraz ewentualne zmiany do LA, jeżeli nie zostały wcześniej przekazane do DWM.
5. Potwierdzenie Green Travel (jeśli dotyczy) – Uczestnicy, którzy otrzymali dofinansowanie z tytułu Green Travel, dostarczają dwa oświadczenia Green Travel po mobilności - osobno dla podróży do miejsca docelowego i podróży powrotnej oraz bilety potwierdzające przejazdy, jeżeli podróż odbyła się pociągiem lub autobusem.

Wypłata drugiej transzy stypendium

Pełne rozliczenie mobilności jest warunkiem wypłaty II transzy stypendium. II transza wynosi 10% lub mniej kwoty wskazanej w umowie finansowej, w zależności od ostatecznego rozliczenia wyjazdu.

Różnice w datach pobytu

Postępowanie w przypadku, jeżeli daty na potwierdzeniu pobytu od uczelni zagranicznej różnią się od dat zawartych w umowie finansowej:

• Jeżeli różnica pomiędzy potwierdzonym przez uczelnię zagraniczną okresem, a tym wskazanym w umowie o dofinansowanie będzie większa niż 5 dni, dofinansowanie zostanie ponownie przeliczone (student otrzyma pomniejszoną II ratę stypendium lub będzie proszony o zwrot części środków).
• Jeżeli różnica wyniesie 5 dni lub mniej, dofinansowanie nie będzie wymagało przeliczenia.